Envoi des convocations et PV d’assemblée générale par voie électronique, c’est désormais possible, oui mais pas qu’un simple mail !

0

Depuis le 21 octobre 2015 c’est possible suivant son décret n° 2015-1325  relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis.

Article 64
Modifié par DÉCRET n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – art. 3
Toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 susvisée et le présent décret sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Le délai qu’elles font, le cas échéant, courir a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire.
Ces notifications et mises en demeure peuvent également être valablement faites par voie électronique dans les conditions et selon les modalités fixées aux articles 64-1 à 64-4.
Toutefois, la notification des convocations prévues au présent décret ainsi que celle de l’avis mentionné à l’article 59 ci-dessus peuvent valablement résulter d’une remise contre récépissé ou émargement.
Article 64-1
Créé par DÉCRET n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – art. 4
Lorsque l’accord exprès du copropriétaire mentionné à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l’assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l’assemblée générale mentionné à l’article 17 du présent décret.
Lorsqu’il n’est pas formulé lors de l’assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l’enregistre à la date de réception de la lettre et l’inscrit sur le registre mentionné à l’article 17.
Article 64-2
Créé par DÉCRET n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – art. 4
Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique, qu’il n’accepte plus d’être rendu destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique. Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre mentionné à l’article 17.
Article 64-3
Créé par DÉCRET n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – art. 4
Les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l’article 1369-8du code civil. Dans ce cas, le délai qu’elles font courir a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l’article 3 du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.
Dans le cas où il est fait application des articles 4 et 5 du même décret, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire.
20/24
Article 64-4
Créé par DÉCRET n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – art. 4
Les articles 64-1 à 64-3 sont applicables lorsqu’un administrateur provisoire est désigné en application de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ou lorsque l’assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 et 50.
Article 65
Modifié par DÉCRET n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – art. 5
En vue de l’application de l’article 64, chaque copropriétaire ou titulaire d’un droit d’usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot notifie au syndic son domicile réel ou élu ainsi que son adresse électronique, s’il a donné son accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie électronique.
Les notifications et mises en demeure prévues par l’article 64 sont valablement faites au dernier domicile ou à la dernière adresse électronique notifiée au syndic.
Les notifications, mises en demeure ou significations intéressant le syndicat sont valablement faites au siège du syndicat ou au domicile du syndic.
Article 1369-8
Créé par Ordonnance n°2005-674 du 16 juin 2005 – art. 1 JORF 17 juin 2005
Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
Le contenu de cette lettre, au choix de l’expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique. Dans ce dernier cas, si le destinataire n’est pas un professionnel, il doit avoir demandé l’envoi par ce moyen ou en avoir accepté l’usage au cours d’échanges antérieurs.
Lorsque l’apposition de la date d’expédition ou de réception résulte d’un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu’à preuve contraire, s’il satisfait à des exigences fixées par un décret en Conseil d’Etat.
Un avis de réception peut être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.
Les modalités d’application du présent article sont fixées par décret en Conseil d’Etat.
Article 1
Préalablement à l’envoi d’une lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement doit être identifié de la manière suivante :
1° S’il s’agit d’une personne physique, par son nom et son prénom, et s’il s’agit d’une personne morale, son nom, statut et forme juridique ;
2° L’adresse géographique où elle est établie, son adresse de courrier électronique, des coordonnées permettant d’entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec elle ;
3° Le cas échéant, le numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;
4° Si son activité est soumise à un régime d’autorisation, le nom et l’adresse de l’autorité l’ayant délivrée ;
5° S’il est assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée et identifié par un numéro individuel en application de l’article 286 ter du code général des impôts, son numéro individuel d’identification.
Lors du dépôt d’une lettre recommandée électronique, l’expéditeur indique :
― son nom et son prénom ou sa raison sociale ainsi que son adresse de courrier électronique et son adresse postale ;
― le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse postale ou de courrier électronique ;
― le statut professionnel ou non du destinataire et, si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable à recevoir une lettre recommandée électronique ;
― le choix d’une lettre recommandée avec ou sans avis de réception ;
― le choix d’une lettre recommandée électronique dont le contenu est imprimé sur papier ou non ;
― le choix du niveau de garantie contre les risques de perte, vol ou détérioration.
21/24
Article 2
Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique renvoie par courrier électronique à l’expéditeur une preuve de son dépôt. Outre les informations mentionnées à l’article 1er du présent décret, ce document contient les informations suivantes :
― le numéro d’identification de l’envoi ;
― la date et l’heure du dépôt électronique du message ;
― le cas échéant, l’identification du prestataire de services postaux chargé de la remise de la lettre recommandée imprimée sur papier : sa raison sociale, son adresse postale et de courrier électronique.
Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant un an ces informations, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique. L’expéditeur a accès, sur demande au tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique, à ces informations ainsi qu’à la lettre recommandée électronique et à son empreinte informatique. Il peut en obtenir une copie pendant un délai d’un an *.
* En matière de copropriété, la prescription est décennale et non annuelle.
Article 3
Lorsque l’expéditeur, avec l’accord du destinataire non professionnel, a demandé la distribution par voie électronique, le tiers chargé de l’acheminement du courrier informe le destinataire, par courrier électronique, qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, de l’accepter ou de la refuser. Le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique.
Dès acceptation par le destinataire de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement envoie la lettre recommandée électronique à destination de l’adresse électronique qui lui a été transmise par l’expéditeur.
Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant un an à compter de la date de son envoi une preuve de cet envoi comportant les informations suivantes :
― le numéro d’identification de l’envoi ;
― le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire, ainsi que son adresse de courrier électronique ;
― la date et l’heure d’envoi de la lettre recommandée électronique.
Si l’expéditeur a choisi l’option avec avis de réception, le tiers chargé de l’acheminement du courrier adresse à l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai prévu au premier alinéa du présent article, un courrier électronique reprenant les informations prévues à l’article 2, complétées par la date et l’heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique ou l’absence de prise de connaissance de celle-ci.
Article 4
Dans le cas où l’expéditeur ou le destinataire non professionnel ont demandé la distribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier, le tiers chargé de l’acheminement procède à l’impression sur papier de la lettre recommandée électronique et à sa mise sous enveloppe. Sa distribution est assurée par un prestataire de services postaux autorisé au titre de l’article L. 3 du code des postes et des communications électroniques.
Article 5
Au moment de la remise à son destinataire de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier, le prestataire de services postaux consigne sur la preuve de distribution les informations figurant à l’article 2 du présent décret, ainsi que :
― le nom et le prénom de la personne ayant accepté la lettre et sa signature (le destinataire ou son mandataire) ;
― la pièce justifiant son identité ;
― la date de remise ;
― le cas échéant, la date de présentation ;
― le numéro d’identification de l’envoi.
Dans le cas d’une remise au destinataire de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec avis de réception, le prestataire de services postaux ayant effectué la remise de la lettre renvoie à l’expéditeur un avis de réception reprenant les informations prévues aux alinéas précédents du présent article. Le cas échéant, il en adresse une copie au tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique.
22/24
En cas d’absence du destinataire d’une lettre recommandée électronique imprimée sur papier à l’adresse indiquée par l’expéditeur lors du passage de l’employé chargé de la distribution, le prestataire chargé de la distribution informe le destinataire de la mise en instance de la lettre recommandée pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de la présentation, ainsi que du lieu où cette lettre recommandée peut être retirée.
Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
Article 32
Le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l’indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits visés à l’article 6 ci-dessus ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu. Il fait aussi mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord.

« En conclusion la notification par voie électronique n’est pas qu’un simple mail avec une pièce jointe envoyée aux copropriétaires qui souhaitent cette solution, il est important de en cas de litige d’avoir une vraie preuve juridique, pour cela des produits de lettre recommandée électroniques sont proposés notamment par la Poste, mais attention si le but est de réaliser des économies sur les envois, il semble que ce n’est pas encore le cas pour le moment. »

Partager

À propos de l'auteur

Laisser un commentaire

Simple Share Buttons